Panoramica sulle preferenze di deduplicazione dei contatti
Le preferenze di deduplicazione dei contatti controllano come vengono gestiti i contatti duplicati in Futuria CRM. Questo articolo spiega come configurare queste preferenze per adattarle alle tue esigenze specifiche.
L’impostazione “Consenti contatti duplicati” definisce le regole per la creazione e l’abbinamento dei contatti. Disattivando i duplicati, il sistema utilizzerà il campo primario (e secondario opzionale) da te scelto per collegare nuove iscrizioni a un contatto esistente; in caso contrario, verrà creato un nuovo contatto. Attivando i duplicati, invece, permetterai la creazione di nuovi record anche se un’email o un numero di telefono esistono già, con la possibilità di unirli in seguito.
Questa impostazione è particolarmente utile per i contatti inviati tramite Zapier o moduli. Tuttavia, non si applica al caricamento di contatti tramite file CSV, dove i duplicati vengono identificati e gestiti automaticamente in base al numero di telefono o all’indirizzo email.
Dettagli importanti da conoscere
- Si applica a Zapier, moduli, Facebook e Instagram
- L’impostazione Consenti contatti duplicati controlla come le nuove iscrizioni da moduli, Zapier, Facebook e Instagram Messenger creano o uniscono i contatti.
- Quando è attiva, sono consentiti nuovi record anche se un’email o un numero di telefono esistono già.
- Quando è disattivata, i dati corrispondenti (email o telefono) aggiornano un contatto esistente invece di crearne uno nuovo.
- Non si applica alle importazioni CSV
- Per le importazioni CSV, Futuria CRM unisce automaticamente i contatti in base a numeri di telefono o indirizzi email, indipendentemente da questa impostazione.
- Non è possibile creare contatti duplicati tramite caricamenti CSV.
- Comportamento predefinito per le importazioni
- Quando si importano contatti tramite CSV, il sistema verifica la presenza di record esistenti utilizzando il campo primario specificato (email o telefono).
- I contatti con informazioni corrispondenti vengono uniti automaticamente, garantendo un database pulito e organizzato.
Quando l’impostazione “Consenti contatti duplicati” è attiva, i contatti duplicati sono permessi. Questo può essere utile nei flussi di lavoro in cui la stessa persona deve esistere come record separato (ad esempio, per diversi reparti).
Quando è disattivata, la creazione di contatti duplicati viene impedita, garantendo un unico record per numero di telefono o email e che gli aggiornamenti vengano applicati ai record esistenti invece di crearne di nuovi.
Preferenze di deduplicazione dei contatti (Impostazioni)
Ci sono tre impostazioni che possono essere modificate nelle preferenze di deduplicazione dei contatti.
Consenti contatti duplicati
Questa opzione ti permette di controllare come il tuo sub-account gestisce i contatti duplicati. Se desideri “Consentire i contatti duplicati”, attiva questa impostazione. Se NON vuoi contatti duplicati, disattivala.
Trova contatti esistenti in base a
Questo filtro ti consente di specificare come Futuria CRM identifica e abbina i contatti esistenti nel tuo database. Scegli il campo primario da utilizzare per cercare un contatto esistente prima di crearne uno nuovo.
Le opzioni disponibili sono Email (predefinita) o Telefono. Seleziona il campo che raccogli più frequentemente.
Seconda preferenza per la ricerca (opzionale)
Usa questo campo come criterio secondario per il rilevamento dei duplicati. Lascialo vuoto se vuoi che l’abbinamento avvenga solo tramite un campo.
Ad esempio, se “Email” è selezionato come campo primario e “Telefono” come secondario, il sistema cercherà prima una corrispondenza per email e, se non la trova, verificherà il numero di telefono.
Comportamento a seconda della fonte del contatto
Moduli e Zapier:
- Attivato: Consente i duplicati, creando record separati per contatti con la stessa email o telefono.
- Disattivato: Aggiorna il contatto esistente con le nuove informazioni invece di creare un duplicato.
Importazioni CSV:
- I record duplicati vengono uniti automaticamente in base al numero di telefono o all’email.
- Non è possibile creare contatti duplicati durante le importazioni CSV; questa regola viene sempre rispettata.
Conversazioni su Facebook e Instagram:
- Disattivato: Se una persona compare prima come contatto di Facebook o Instagram Messenger e in seguito condivide un’email o un numero di telefono che corrisponde a un contatto esistente, Futuria CRM unirà automaticamente il contatto di Messenger a quel record. Conversazioni e dettagli vengono conservati in un unico profilo unificato.
- Attivato: I contatti di Facebook e Instagram Messenger possono creare record separati anche se la loro email o il loro telefono corrispondono a un contatto esistente. L’unione automatica per queste conversazioni non viene eseguita, quindi i duplicati potrebbero rimanere finché non li unirai manualmente.
Come configurare le preferenze di deduplicazione dei contatti
Questa impostazione si trova in Impostazioni → Profilo aziendale → Preferenze di deduplicazione dei contatti e offre opzioni di personalizzazione aggiuntive, come l’impostazione di criteri primari e secondari per il rilevamento dei duplicati.
Passo 1: Vai alle impostazioni del profilo aziendale
- Dalla dashboard, clicca su Impostazioni nell’angolo in basso a sinistra.
- Si apriranno le Impostazioni del profilo aziendale (visualizzate anche come prima opzione nella barra di navigazione secondaria a sinistra).
Passo 2: Pannello delle preferenze di deduplicazione dei contatti
- Scorri verso il basso fino a visualizzare il pannello Preferenze di deduplicazione dei contatti sul lato destro dello schermo.
- Questo è il pannello dove verranno effettuate tutte le configurazioni.
- Tutte le modifiche alle impostazioni in questo pannello vengono applicate automaticamente, non è necessario cliccare su un pulsante Salva/Aggiorna.
Domande frequenti
È possibile creare duplicati durante le importazioni CSV?
No, non è possibile creare contatti duplicati durante le importazioni CSV. Il sistema unisce automaticamente i contatti in base all’email o al numero di telefono.
Cosa succede se attivo “Consenti contatti duplicati”?
È possibile creare contatti con lo stesso numero di telefono o email tramite moduli o Zapier. Non è invece possibile creare contatti duplicati tramite caricamenti CSV.
Posso unire i contatti duplicati dopo aver attivato questa impostazione?
Sì, i contatti duplicati possono essere uniti manualmente utilizzando la funzione Unisci contatti.
Come posso prevenire i duplicati provenienti dalle integrazioni?
Disattiva l’impostazione “Consenti contatti duplicati” nelle impostazioni del tuo account per garantire che le integrazioni aggiornino i record esistenti invece di crearne di nuovi.
