Importare contatti e opportunità tramite CSV

Importare contatti e opportunità tramite CSV

L’importazione massiva di contatti e opportunità tramite un file CSV è una funzionalità essenziale di Futuria CRM che aiuta a semplificare l’inserimento e l’organizzazione dei dati.

Puoi mappare i campi, creare o aggiornare i record e monitorare il processo di importazione senza interruzioni, garantendo un inserimento dati accurato e un notevole risparmio di tempo. Questa guida fornisce una procedura dettagliata, dalla preparazione del file CSV al monitoraggio del processo e alla correzione di eventuali errori.

Prerequisiti per l’importazione

Prima di iniziare il processo di importazione, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

• Permessi utente: solo gli utenti con accesso da amministratore possono importare contatti.
• Formato del file: il file deve essere in formato CSV (.csv).
• Limite di dimensione: il file CSV non deve superare i 30 MB. Se è più grande, dividilo in file più piccoli.
• Singolo foglio: il tuo file CSV deve contenere un solo foglio/scheda.
• Requisiti CSV: la prima riga NON deve essere vuota. Includi una riga di intestazione in cui almeno un’intestazione di colonna corrisponda a un campo nel sistema.

Errori comuni da evitare

❌ Intestazioni non corrispondenti: assicurati che le intestazioni del CSV corrispondano ai campi del sistema.

❌ Campi obbligatori vuoti: ogni riga deve contenere almeno un campo obbligatorio (nome, email o telefono).

❌ Uso di caratteri speciali nei numeri di telefono: rimuovi spazi, trattini o lettere.

❌ Record duplicati nel CSV: pulisci la lista prima di importarla.

Come importare contatti e opportunità

Ci sono due modi per accedere alla funzione di importazione in Futuria CRM.

1. Dalla sezione Contatti
   • Vai a Contatti dal menu a sinistra, clicca sulla scheda delle Smart List e poi sul pulsante Importa Contatti.
     
     

     

     
     
     
2. Dalla sezione Opportunità
   • Vai a Opportunità dal menu a sinistra, poi clicca sul pulsante Importa nell’angolo in alto a destra.
     
     

     

Entrambi i metodi portano allo stesso processo di importazione, dove puoi scegliere di importare contatti, opportunità o entrambi contemporaneamente.

Scegli cosa importare

Carica il tuo file CSV

Passo 1: dopo aver scelto cosa importare, clicca su Avanti, poi su Carica File e seleziona il file CSV dal tuo computer.

Passo 2: una volta caricato il file, scegli come importare i dati decidendo se vuoi creare nuovi record, aggiornare quelli esistenti o fare entrambe le cose.

Nota bene: la ricerca dei contatti esistenti si basa di default sul filtro “email, poi telefono”. Ciò significa che il sistema cercherà prima una corrispondenza per email e, se non la trova, per numero di telefono.

Mappatura delle colonne sui campi

Assicurati che ogni colonna del tuo file sia mappata correttamente al campo corrispondente nel sistema.

Ecco alcuni punti da tenere a mente:

1. Selezionando la casella “Non aggiornare i valori vuoti”, eviterai di sovrascrivere un campo esistente con un valore vuoto presente nel file di importazione.
2. Se decidi di non importare un determinato campo, puoi lasciarlo non mappato e selezionare l’opzione in basso per procedere.
3. Questa funzione permette anche di creare contatti con più indirizzi email e numeri di telefono, che verranno inseriti automaticamente durante l’importazione.
4. Se contatti e opportunità si trovano sulla stessa riga nel file CSV, verranno automaticamente collegati tra loro.

Revisione e completamento dell’importazione

Rivedi le mappature, poi conferma e procedi con l’importazione. In questa fase puoi anche scegliere di creare una Smart List, aggiungere i contatti a un Workflow o applicare un nuovo Tag.

È obbligatorio selezionare la casella di controllo che conferma l’autorizzazione a importare i contatti/opportunità.

Monitorare lo stato dell’importazione

• Puoi monitorare l’avanzamento e lo stato dell’importazione dalla pagina Azioni massive.
• Sia le importazioni di contatti che quelle di opportunità appariranno in questa sezione.
• Clicca sul pulsante “Mostra statistiche” per visualizzare i dettagli. Puoi anche scaricare il registro degli errori e trovare maggiori informazioni su come risolverli nella scheda “Errori“.

Il campo telefono esportato da alcuni CRM potrebbe non essere compatibile con Futuria CRM a causa di parentesi e trattini. Assicurati di formattare la colonna dei numeri di telefono nel tuo CSV rimuovendo qualsiasi carattere non numerico per evitare errori.

Domande frequenti

D. Cosa succede se il mio file CSV supera i 30 MB?

Dividi il file in sezioni più piccole (sotto i 30 MB) e importale separatamente.

D. Posso importare contatti con più email o numeri di telefono?

Sì! Le email e i numeri di telefono aggiuntivi vengono memorizzati come campi secondari, senza sostituire i dati principali.

D. Come gestisce Futuria CRM i contatti duplicati?

• Futuria CRM unisce automaticamente i contatti in base al numero di telefono o all’email.
• Se viene trovata una corrispondenza, il sistema aggiorna i record esistenti invece di creare duplicati.

D. Posso aggiornare i contatti esistenti tramite importazione CSV?

Certo! Scegli Solo aggiorna o Crea e aggiorna durante il processo di importazione.

D. Cosa devo fare se la mia importazione fallisce?

• Controlla i messaggi di errore nella pagina dello Stato importazione.
• Scarica il registro degli errori, correggi il problema e importa nuovamente il CSV corretto.

D. Perché tutti i miei contatti importati sono impostati su “Non disturbare” (DND) per TUTTI i canali?

Quando importi contatti con una colonna DND (Do Not Disturb) nel tuo CSV, Futuria CRM applica automaticamente il DND per tutti i canali di comunicazione (SMS, email, chiamate, ecc.). Se vuoi impostare il DND solo per canali specifici, devi utilizzare un workflow e dei tag.

D. Sto cercando di importare un CSV con delle note, ma non riesco a generare più di una nota per contatto.

Quando si importano le note dei contatti, è possibile inserire una sola nota per record, con un limite di 5000 caratteri.