A chi è rivolta questa guida?
Questa guida è pensata per fornire agli utenti di Futuria CRM tutte le informazioni necessarie per evitare la cartella spam e far arrivare le proprie email nella casella di posta principale. Di seguito troverai una guida dettagliata su come iniziare a inviare email con Futuria CRM.
Attenzione: ignorare questa guida può causare la consegna delle tue email nella cartella spam. Vogliamo che le tue email arrivino nella casella di posta principale. Ti invitiamo a leggere e applicare i consigli di questa guida alle tue pratiche di invio.
Questa guida è utile per chiunque invii email con Futuria CRM, ma è specificamente pensata per chi utilizza il servizio email integrato e i domini dedicati di Futuria CRM.
Se usi un provider SMTP personalizzato esterno, dovrai consultare la loro documentazione. Il nostro supporto per le pratiche di conformità non gestite da noi sarà limitato. Scopri di più sulla differenza tra l’email di Futuria CRM e i provider SMTP personalizzati qui.
Ora che abbiamo chiarito a chi si rivolge, iniziamo la nostra guida esaminando le buone pratiche e le raccomandazioni per l’invio di email. Siamo certi che ti aiuterà a far crescere la tua attività!
Buone pratiche per l’invio di email
Ora che il tuo nuovo dominio di invio è configurato, è fondamentale prepararsi per raggiungere con successo le caselle di posta dei tuoi contatti, evitando la cartella spam. Prima di iniziare a inviare, assicurati di aver seguito queste buone pratiche essenziali.
1. Configura un dominio di invio email dedicato
Cos’è? Il dominio di invio è l’indirizzo che instrada le email su internet. Anziché usare un dominio condiviso, un dominio email dedicato è un dominio privato che usi solo tu per inviare e ricevere email.
Perché è importante? Non avere un dominio di invio dedicato spesso porta le tue email direttamente nello spam, anche se segui le buone pratiche. Configurando un dominio dedicato, ottieni il pieno controllo sulla tua reputazione e sulla deliverability delle email, aumentando le possibilità di raggiungere la casella di posta principale.
Come si configura? Se non l’hai ancora fatto, ti consigliamo vivamente di avere un tuo dominio dedicato per l’invio di email. Per configurarlo, consulta questa guida passo-passo.
2. Configura un indirizzo IP di invio dedicato
Cos’è? Un IP dedicato offre il vantaggio di inviare i tuoi messaggi da un indirizzo IP unico ed esclusivo. I provider di servizi email (ESP) monitorano attentamente la reputazione e il comportamento di un indirizzo IP per determinare la deliverability delle email associate a quel dominio.
Perché è importante? Se hai un dominio di invio dedicato con Futuria CRM, potresti condividere lo stesso indirizzo IP di invio con altri utenti.
I provider di posta elettronica assegnano una reputazione agli indirizzi IP, quindi questo potrebbe influire negativamente sui tuoi invii, specialmente con volumi elevati. Un IP di invio dedicato ti aiuta a controllare meglio la salute del tuo sistema di invio e a costruire la tua reputazione.
Come si configura? Sebbene tutti possano beneficiare di un IP di invio dedicato, le aziende che inviano più di 200.000 email a settimana ne trarranno il massimo vantaggio. Per saperne di più e configurare il tuo IP di invio dedicato, consulta questa guida.
Quali sono i costi? Il costo è di 59 $ al mese per ogni IP. Per maggiori informazioni sui prezzi, clicca qui.
3. Abilita la validazione delle email
Cos’è? La validazione delle email controlla se l’indirizzo a cui stai inviando è valido o meno. Inviare email a indirizzi non validi può danneggiare la tua deliverability.
Perché è importante? Se invii email a indirizzi inesistenti o non validi, la reputazione del tuo dominio ne risente, portando a una scarsa deliverability. Questo significa che le email finiranno nello spam o non verranno accettate affatto.
Come si abilita? Abbiamo reso la validazione delle email molto semplice, è un’impostazione che trovi nel tuo account. Per attivarla, vai nelle impostazioni del tuo account, apri il Profilo aziendale e spunta la casella “Verifica l’indirizzo email quando viene inviata la prima email a un nuovo contatto”.
Scopri di più su come abilitare la validazione delle email di Futuria CRM.
Quali sono i costi? Il costo è di 2,50 $ per 1000 validazioni di email, un prezzo inferiore rispetto a molti altri provider. Ad esempio, MailGun costa 12 $ per 1000 validazioni, quindi il nostro servizio è più economico del 79%.
4. Aggiungi il tuo record DMARC
Cos’è? Un record DMARC fornisce istruzioni ai server di posta riceventi su come gestire le email in arrivo. Per essere consegnati, i messaggi devono superare i controlli di allineamento DKIM e SPF secondo i requisiti della policy DMARC.
Perché aggiungerlo? Non avere un record DMARC può influire negativamente sulla reputazione del tuo dominio e sulla deliverability. Spesso, i provider di posta penalizzano i domini senza un record DMARC configurato correttamente, causando l’invio delle email nello spam.
Come si aggiunge? Per aggiungere un record DMARC, devi accedere al tuo provider DNS e aggiungere il seguente record TXT:
- Tipo: “TXT”
- Nome: “_dmarc”
- Contenuto: “v=DMARC1; p=reject”
Per confermare che il tuo record DMARC sia applicato correttamente, puoi usare questo strumento di controllo DMARC.
5. Usa l’indirizzo email “Da” corretto
Cos’è? L’indirizzo “Da” è quello che il destinatario vede quando riceve un’email. Ad esempio, il tuo dominio di invio potrebbe essere “mail.miosito.com”, ma puoi inviare le email da “test@miosito.com” o “test@mail.miosito.com”.
Perché è importante? Usare un indirizzo “Da” che non corrisponde al dominio principale da cui invii può compromettere la deliverability delle email.
Come si configura? Usa un indirizzo “Da” sullo stesso dominio organizzativo del tuo dominio di invio dedicato.
Se il tuo dominio di invio è un sottodominio (es. mail.miosito.com), puoi usare sia nome@miosito.com che nome@mail.miosito.com.
La deliverability è la stessa se SPF, DKIM e DMARC sono configurati correttamente.
6. Aggiungi i link di disiscrizione
Cos’è? Un link di disiscrizione permette ai tuoi utenti di annullare l’iscrizione per non ricevere più email da te in futuro.
Perché è importante? Non includere un link di disiscrizione danneggerà gravemente i tuoi tassi di deliverability.
Come si configura? Rendiamo molto semplice aggiungere un link di disiscrizione a tutte le tue email.
All’interno dell’editor di email, puoi usare il nostro elemento “Piè di pagina”. Assicurati di usarlo o di crearne uno personalizzato.
Hai due opzioni: puoi usare il link di disiscrizione predefinito che abbiamo impostato automaticamente per te, oppure puoi crearne uno personalizzato.
7. Usa il doppio opt-in
Cos’è? Il doppio opt-in si verifica quando chiedi agli iscritti di confermare la loro iscrizione due volte.
Ad esempio, compilano un modulo e poi devono cliccare su un link in un’email per “verificare” il loro indirizzo. Solo dopo questa conferma inizierai a inviare loro le email.
Perché è importante? Il doppio opt-in è estremamente vantaggioso per la reputazione del tuo dominio e la deliverability. Questo perché gli utenti hanno confermato due volte di voler ricevere le tue email, garantendo che la tua lista sia composta da contatti realmente interessati.
Come si configura? Per impostare un flusso di email con doppio opt-in, è necessario creare una semplice automazione in Futuria CRM. Scopri qui come costruire un flusso di doppio opt-in.
8. Smetti di inviare email a contatti non interessati
Cos’è? È semplice come sembra: quando invii email alla tua lista, non inviarle a contatti non interessati. Se non aprono le email o non compiono l’azione successiva nella tua campagna, smetti di inviare loro comunicazioni.
Perché è importante? Quando invii a un gruppo di persone più interessate, le tue email hanno maggiori probabilità di finire nella casella di posta principale. Al contrario, bassi tassi di apertura o di clic (engagement) possono far finire le tue email nello spam.
Come fare? Se hai inviato email alla stessa persona per settimane senza che compia alcuna azione, riduci la frequenza di invio o smetti del tutto. Concentra i tuoi sforzi su chi interagisce con te.
È meglio smettere di inviare a un destinatario non interessato piuttosto che rischiare che si disiscriva o segnali la tua email come SPAM.
9. Invia regolarmente… ma non troppo
Cos’è? Un altro fattore importante per la reputazione del tuo dominio di invio è la frequenza con cui invii le email. Inviare un’email di massa solo una volta al mese può essere negativo, così come inviarla ogni giorno, specialmente se è un cambiamento improvviso rispetto alle tue abitudini.
Perché è importante? È fondamentale considerare la frequenza di invio.
Se un utente si è iscritto e interagisce, puoi inviare con maggiore frequenza. Se non è interessato, rallenta a un invio settimanale.
Come già detto, se un utente non è per nulla interessato, smetti di inviargli email.
Come fare? In generale, abbiamo riscontrato successo inviando solo a destinatari che hanno dato il consenso (preferibilmente con doppio opt-in).
Dopo l’iscrizione, inviamo circa un’email al giorno per i primi 5 giorni, poi rallentiamo a un paio a settimana. Se non compiono azioni dopo 20 giorni, passiamo a email settimanali.
Riscaldamento del dominio email
I provider di posta elettronica spesso considerano spam le email provenienti da nuovi domini dedicati. Questo ha senso, perché chiunque, inclusi gli spammer, può creare un nuovo dominio di invio. Utilizzare le buone pratiche e le raccomandazioni di invio che seguono migliorerà notevolmente le tue possibilità di raggiungere la casella di posta principale.
Raccomandazioni per l’invio di email
Quando invii le prime email per riscaldare il tuo dominio, dovresti inviarle solo a contatti che hanno dato il loro consenso. Inoltre, devi seguire le raccomandazioni di invio qui sotto per assicurarti di non inviare troppe email in un solo giorno o in una sola ora.
Questa tabella mostra quante email puoi inviare in un singolo giorno o in una singola ora. Ad esempio, per i primi invii, non dovresti superare le 100 email all’ora e le 1.000 al giorno. Successivamente, puoi passare alla fase due, dove puoi inviare 300 email all’ora per un totale di 2.500 al giorno.
Scopri come inviare email in modalità drip (invio giornaliero e orario).
Consigli per l’invio delle prime email di riscaldamento
- Segui le buone pratiche per le email descritte sopra.
- Rispetta le raccomandazioni di invio.
- All’inizio, se possibile, invia meno email al giorno o all’ora.
- Invia solo a contatti che hanno dato il consenso e con alte probabilità di interazione.
- Mantieni il contenuto delle tue email breve e diretto.
- Non usare accorciatori di link pubblici come bit.ly o tiny.url.
Strumenti per le email
Vuoi testare, tracciare o monitorare il tuo dominio email? Di seguito troverai alcuni strumenti utili per la risoluzione dei problemi e il monitoraggio della salute del tuo sistema di invio.
Testa il livello di “spam” delle tue email
Il contenuto della tua email può influire sulla sua deliverability. Ad esempio, troppo testo o l’uso di un accorciatore di URL possono peggiorare la valutazione che i provider di posta danno alle tue email. Se un’email sembra troppo “spam”, verrà contrassegnata come tale.
Sapevi che puoi verificare quanto le tue email sembrino “spam” usando questo strumento gratuito? https://www.mail-tester.com/
- Copia l’indirizzo email fornito dal sito.
- Crea un nuovo contatto in Futuria CRM con questo indirizzo email.
- Invia la tua email a questo nuovo contatto.
- Torna su Mail-Tester e clicca per controllare il tuo punteggio.
- Analizza il punteggio e apporta le modifiche necessarie.
Controlla il tuo “Report sulla salute dell’email”
Per verificare rapidamente la presenza di errori nel tuo dominio, come l’inserimento in una blacklist o la mancanza di un record DMARC, puoi incollare il tuo dominio di invio in questo “Report sulla salute dell’email”: https://mxtoolbox.com/emailhealth. Questo strumento mostrerà eventuali problemi con il tuo dominio.
Avanzato: usa i Postmaster Tools per monitorare le email in uscita
Utilizzando le informazioni di ogni utente Gmail a cui invii, lo strumento Google Postmaster monitorerà e restituirà informazioni preziose sull’andamento delle tue email in uscita, tra cui: tasso di spam, reputazione dell’IP, reputazione del dominio, errori di consegna e altro.
Queste informazioni sono inestimabili per capire cosa sta influenzando la deliverability delle tue email. Per iniziare, visita il sito di Google Postmaster e aggiungi un record al tuo dominio di invio.
Risoluzione dei problemi
Ricorda che ci sono molte ragioni per cui le email possono finire nello spam. Ad esempio, l’uso di accorciatori di URL aumenta notevolmente questa probabilità.
L’invio di email può essere un processo complicato, ed è per questo che abbiamo creato questa guida. Se le tue email finiscono nello spam, segui i consigli di questa guida e le domande qui sotto.
In caso di problemi, controlla quanto segue:
- Da quanto tempo invii email? Ricorda che possono essere necessarie fino a 4 settimane per riscaldare un dominio.
- Controlla i tuoi record MX per assicurarti che siano installati correttamente.
- Assicurati che il tuo record DMARC sia configurato correttamente.
- Se, dopo aver verificato questi passaggi, hai ancora bisogno di aiuto, contatta il nostro supporto.
Domande frequenti (FAQ)
E per quanto riguarda l’invio di email a freddo (cold email)?
L’invio di email a freddo significa contattare persone che non hanno dato il loro consenso, ed è generalmente sconsigliato, specialmente per i nuovi domini. Se decidi di farlo, assicurati di validare gli indirizzi email e di non usare il tuo dominio principale. È meglio usare un dominio separato per proteggere la reputazione del tuo dominio principale.
Cosa succede se ho già un dominio di invio dedicato ma le mie email finiscono nello spam?
All’inizio è normale. Se il tuo dominio è già riscaldato e le email continuano ad andare nello spam, potrebbe essere meglio configurare un nuovo sottodominio piuttosto che cercare di risolvere i problemi di quello attuale.
Cosa succede se il mio IP viene inserito in una blacklist?
Se il tuo IP viene inserito in una blacklist, contatta il supporto. Clicca qui per i dettagli su come contattare il supporto.
Cos’è il riscaldamento delle email (email warm up)?
È il processo di aumento graduale del volume di invio delle email per costruire una buona reputazione con i provider di posta. Questo aiuta le tue email a evitare le cartelle spam.
Cos’è la deliverability delle email?
È la tua capacità di far arrivare le email nella casella di posta principale invece che nello spam. È influenzata dalla reputazione del mittente, dalla qualità della lista, dal contenuto e dall’engagement.
Cos’è la reputazione del dominio?
È il modo in cui i provider di posta valutano l’affidabilità del tuo dominio. Una buona reputazione ti fa arrivare nella casella di posta principale, una cattiva reputazione ti fa finire nei filtri antispam.
Quanto tempo ci vuole per riscaldare un dominio?
Di solito circa 4 weeks. Segui le buone pratiche e monitora le performance per assicurarti che il tuo dominio costruisca una reputazione sana.
Cosa succede se invio più email della quantità raccomandata?
Inviare troppe email troppo presto può danneggiare la reputazione del tuo dominio e persino farti finire in una blacklist. Segui sempre le linee guida sul volume per rimanere al sicuro.
Quali sono le differenze tra l’email di Futuria CRM e un provider SMTP personalizzato?
L’email di Futuria CRM ti offre strumenti integrati e un migliore supporto per la deliverability. Con un SMTP personalizzato, sei responsabile della configurazione e della risoluzione dei problemi, e la nostra capacità di assisterti è limitata.
Cos’è un dominio dedicato?
Un dominio dedicato ti dà il controllo sulla reputazione delle tue email mantenendo la tua attività di invio separata da quella degli altri. Questo migliora il posizionamento nella casella di posta.
Come inviare email in modalità drip (invio orario e giornaliero)?
Usa le azioni di massa o i flussi di lavoro per scaglionare gli invii di email. Questo aiuta a mantenere una buona reputazione del mittente evitando picchi di volume.
Cos’è un bounce di un’email?
Un bounce si verifica quando la tua email non può essere consegnata. Un hard bounce indica un indirizzo non valido o inesistente, mentre un soft bounce indica un problema temporaneo come una casella di posta piena.
