Cosa sono i documenti e i contratti?
La funzione Documenti e contratti di Futuria CRM ti permette di creare, inviare e monitorare contratti, proposte e preventivi professionali direttamente all’interno del tuo CRM. Con modelli, caricamento di PDF, firme elettroniche, pagamenti e automazioni, questa funzione centralizza la gestione dei tuoi documenti, migliorando professionalità ed efficienza.
Documenti e contratti è uno strumento integrato nella sezione Pagamenti di Futuria CRM che consente alle aziende di gestire accordi legalmente vincolanti. Puoi partire da un documento vuoto, caricare un PDF esistente o utilizzare un modello predefinito. Supporta anche firme elettroniche, riscossione di pagamenti, trigger automatici e un tracciamento completo.
Questa funzione è progettata per aiutare le aziende e i fornitori di servizi a semplificare gli accordi con i clienti, eliminare le pratiche cartacee e concludere le trattative più velocemente.
Vantaggi principali di documenti e contratti
- Dashboard centralizzata: gestisci tutti i tuoi contratti e le tue proposte in un unico luogo organizzato sotto Pagamenti. Questo riduce il tempo perso a cercare tra diversi strumenti e assicura che il tuo team conosca sempre lo stato di ogni documento.
- Modelli personalizzati: riutilizza modelli predefiniti per accordi ricorrenti come contratti di servizio o proposte. Questo accelera la creazione dei documenti garantendo coerenza e professionalità con tutti i clienti.
- Firme elettroniche con traccia di controllo: raccogli firme legalmente vincolanti online, con un certificato che registra i dettagli del firmatario, l’indirizzo IP e la data e l’ora. Questo fornisce protezione legale rendendo il processo di firma semplice per i clienti.
- Pagamenti integrati: aggiungi pagamenti una tantum o ricorrenti direttamente nei tuoi contratti. Questo ti permette di chiudere accordi e incassare immediatamente, senza bisogno di un processo di fatturazione separato.
- Automazione dei flussi di lavoro: attiva azioni quando un documento viene creato, inviato, visualizzato o firmato. Questo mantiene le trattative in movimento automaticamente, riducendo i follow-up manuali e migliorando i tassi di conversione.
Panoramica della dashboard di documenti e contratti
La dashboard offre una visione d’insieme di tutti i contratti, preventivi e proposte. Questo è il tuo centro di controllo per la gestione degli accordi.
Accedere alla dashboard
Per gestire tutti gli accordi, vai su Pagamenti → Documenti e contratti dal menu a sinistra. Dal menu a tendina, seleziona Tutti i documenti e contratti per visualizzare ogni bozza, documento inviato, completato o archiviato in un unico posto.
Filtro per data
Puoi restringere i risultati selezionando una data di inizio e di fine dal calendario. Questo è particolarmente utile per monitorare i contratti creati durante un ciclo di fatturazione specifico o per rivedere le proposte inviate in un determinato periodo.
Stato dei documenti e colonne della dashboard
- La dashboard organizza i tuoi contratti e proposte in schede: Bozza, In attesa di altri, Completati, Pagamenti e Archiviati. Queste schede facilitano il monitoraggio dei progressi; ad esempio, puoi vedere rapidamente quali clienti devono ancora firmare nella sezione In attesa di altri.
- Ogni riga del documento mostra dettagli importanti tra cui Titolo, Stato, Cliente, Data di modifica e Valore. Questo ti permette di valutare rapidamente quali accordi sono attivi, quali necessitano di un follow-up e quali sono completati o archiviati.
- Un menu a tre punti accanto a ogni record fornisce azioni rapide come Visualizza, Clona, Segna come completato, Scarica PDF, Converti in modello, Condividi tramite link, Sposta in bozza o Segna come rifiutato.
Creazione di nuovi documenti
Puoi creare documenti in tre modi, a seconda delle tue esigenze.
Fai clic sul pulsante + Nuovo in alto a destra nella dashboard. Scegli tra:
- Nuovo documento: inizia da zero usando l’editor. Ad esempio, crea una nuova proposta con blocchi di testo, tabelle di prezzo e video incorporati.
- Carica PDF esistente: importa un PDF e sovrapponi campi per la firma o il testo. Ad esempio, un contratto di coaching caricato per la firma elettronica del cliente.
- Importa da libreria modelli: scegli tra i modelli esistenti. Ad esempio, un’impresa di pulizie riutilizza il suo contratto di servizio standard.
Barra degli strumenti dell’editor di documenti
L’editor offre un ambiente flessibile con trascinamento (drag-and-drop) per progettare, configurare e finalizzare i tuoi documenti.
Aggiungi elementi
- Aggiungi testo, immagini, video, tabelle, elenchi di prodotti e interruzioni di pagina.
- Inserisci campi compilabili come Firma, Campo di testo, Data, Iniziali e Casella di controllo.
- Dopo aver aggiunto un campo compilabile (es. Firma), selezionalo e usa il pannello Proprietà sulla destra. Usa Da firmare da per assegnare il campo al firmatario corretto, incluso un membro dello staff specifico nel tuo account.
Gestione delle pagine
- Gestisci documenti di più pagine.
- Aggiungi, duplica o rimuovi pagine secondo necessità.
Variabili del documento
- Inserisci segnaposto dinamici come Data di creazione, Numero di riferimento, Nome account e campi personalizzati.
- Le variabili si popolano automaticamente con i dati corretti quando il documento viene inviato.
Libreria di contenuti
- Una libreria centralizzata di blocchi e pagine intere riutilizzabili per documenti e contratti.
- Salva una sezione/pagina che riutilizzerai tramite Aggiungi alla libreria di contenuti e assegnale un nome per trovarla facilmente.
- Inserisci elementi salvati in qualsiasi documento/modello da Libreria di contenuti → Personalizzati usando il trascinamento.
- Aggiorna/personalizza il contenuto inserito secondo necessità dopo averlo aggiunto al documento.
Destinatari
- Definisci chi deve firmare o ricevere il documento.
- Aggiungi più destinatari e imposta l’ordine di firma (sequenziale o simultaneo).
- A ogni destinatario vengono assegnati campi specifici (es. firma, iniziali).
Impostazioni di pagamento
- Aggiungi opzioni di pagamento direttamente all’interno del contratto.
- Scegli tra fatturazione Una tantum o Ricorrente.
- Abilita il pagamento diretto al momento della firma o invia fatture automaticamente.
- Supporta la modalità di pagamento live e le configurazioni di pagamento automatico.
Modifica email e scegli modello
Scegliere un modello e modificare l’email subito prima dell’invio assicura che il destinatario veda il messaggio più accurato. Questo riduce gli errori e accelera le approvazioni da parte dei clienti.
Cosa puoi fare
- Scegli un modello: usa il menu a tendina Modello email per selezionare la versione adatta al contesto.
- Modifica prima dell’invio: l’icona Modifica è sempre visibile, rendendo facili le modifiche dell’ultimo secondo.
Passaggi
- Fai clic su Invia sul documento per aprire la finestra di invio.
- Seleziona il Modello email che desideri utilizzare.
- Fai clic su Modifica per regolare l’oggetto o il corpo dell’email se necessario.
- Conferma l’anteprima e invia.
Impostazioni del documento
- Controlla come viene consegnato il documento.
- Sovrascrivi la configurazione email predefinita (Nome mittente, Email mittente, Oggetto, Modello).
- Reindirizza i clienti a un URL personalizzato dopo la firma.
- Carica allegati da includere nell’email del documento.
Menu azioni all’interno dell’editor
- Accedi al menu a tre punti (⋮) per opzioni aggiuntive: Segna come completato, Scarica PDF, Converti in modello, Aggiungi scadenza, Elimina.
Opzioni di invio
- Una volta completato, fai clic su Invia per consegnare.
- Scegli tra Invia tramite email o Condividi tramite link.
Domande frequenti
Cosa succede se un cliente firma parzialmente ma non completa il documento?
Se sono assegnati più firmatari e solo alcuni completano i loro campi, il documento rimane in stato In attesa di altri. Puoi inviare un promemoria ai firmatari mancanti reinviando il documento dalla dashboard. Il documento non passerà a Completato finché ogni firmatario richiesto non avrà terminato.
Quanto sono sicure le firme elettroniche e i dettagli di pagamento all’interno dei documenti?
Futuria CRM applica la crittografia SSL a tutti i documenti e ai dati di pagamento. Ogni firma genera un certificato con indirizzo IP, email e data/ora. Le informazioni di pagamento vengono elaborate in modo sicuro tramite il tuo provider di pagamento integrato e non vengono mai memorizzate in Futuria CRM.
Posso creare contenuti condizionali nei documenti (ad esempio, mostrare tabelle di prezzo diverse a seconda del cliente)?
Attualmente, la logica condizionale all’interno dei documenti non è supportata. Ogni documento è statico una volta creato. Se hai bisogno di variazioni, crea più modelli o usa i flussi di lavoro per inviare modelli diversi in base a determinate condizioni.
Cosa succede se modifico un modello dopo aver inviato un documento?
La modifica di un modello non influisce sui documenti già inviati. Qualsiasi modifica si applicherà solo ai futuri documenti creati da quel modello. Questo garantisce l’integrità legale degli accordi già firmati o in attesa.
Posso accettare più metodi di pagamento in un unico documento?
Sì, puoi configurare i documenti per accettare più processori di pagamento (ad es. Stripe, PayPal) se tali gateway sono collegati al tuo account. I destinatari possono scegliere il loro metodo preferito al momento del pagamento.
Come funzionano le date di scadenza con i documenti?
Puoi aggiungere una data di scadenza dal menu azioni del documento. Una volta superata la data, il documento passa automaticamente a Scaduto e non può più essere firmato. Questo è utile per offerte o proposte a tempo limitato.
I flussi di lavoro possono attivarsi in base all’uso di un modello specifico?
Sì, i flussi di lavoro possono filtrare sia per Stato del documento che per Nome del modello. Ad esempio, potresti inviare un promemoria solo quando uno specifico modello di “Contratto di servizio” rimane non firmato per più di 3 giorni.
